URGENTE VERSUS IMPORTANTE

En determinados momentos de nuestras vidas como, por ejemplo, durante el período de exámenes, solemos agobiarnos con facilidad debido al acumulamiento de tareas por hacer y materias que estudiar. Para afrontar de un modo más adecuado estas situaciones, hoy aprenderemos cómo gestionar los diferentes tipos de actividades que realizamos a lo largo de un día de trabajo o estudio.  Para ello, diferenciamos dos tipos de actividades:

  • Actividades Importantes. Son aquellas que contribuyen significativamente al logro de nuestros objetivos.
  • Actividades Urgentes. Son aquellas actividades que necesitan ser realizadas o solucionadas con rapidez.
Foto Realizada por Thais Ávila Valverde

Foto Realizada por Thais Ávila Valverde

Una método mediante el que podemos gestionar nuestras actividades o tareas de forma más óptima es confeccionando una tabla. Para elaborar una tabla sobre papel tan sólo requerimos de un minuto de nuestro tiempo, y puede resultarnos muy útil para saber elegir que tareas hay que realizar en un determinado intervalo de tiempo (un día, una tarde, o el tiempo que estimemos).

De esta forma podemos clasificar las tareas e incluirlas en uno de los cuatro cuadrantes expuestos a continuación:

ungente-importante1

Cuadrante 1: Importante y Urgente.

Caracterizado por actividades que de no ser atendidas harían que viésemos amenazados nuestros objetivos.

Cuadrante 2: Importante, pero No Urgente.

Cuestiones que pese que su resolución se encuentra más lejana en el tiempo, son las que contribuyen a nuestro aprendizaje y mejora de cara al futuro.

Cuadrante 3: Urgente, pero No Importante.

Componen este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos o reuniones no planificadas, entre otros. Generalmente nos distraen de las tareas de los cuadrantes 1 y 2.

Cuadrante 4: Ni urgente Ni Importante.

Actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado o pérdidas de tiempo, entre otros.

Las actividades comprendidas en estos dos últimos cuadrantes hay que intentar evitarlas en la medida de lo posible,  puesto que nos quitan tiempo que deberíamos emplear en lo importante.

Vamos a describir una situación a modo de ejemplo, para poder comprender mejor cómo podemos aplicar la herramienta anteriormente explicada. Imaginemos que nos encontramos en pleno curso académico y, como es normal, tenemos que estudiar las asignaturas para aprobar y lograr nuestros objetivos. Entenderemos que nuestro objetivo es obtener buenas notas en los exámenes.

El curso consta de varias asignaturas con diferente creditaje, es decir, hay asignaturas con mayor creditaje a las que debemos dedicarle más horas de estudio para lograr nuestro objetivo de obtener una buena nota. Nuestro objetivo es obtener una buena nota en todas las asignaturas sin diferenciar entre ellas. Entonces, si lo trasladamos a términos de la tabla esto se traduce otorgándole mayor importancia al estudio de las asignaturas con mayor creditaje. Por ejemplo, supongamos que tenemos 4 asignaturas en total:

Asignatura A de 6 créditos

Asignatura B de 12 créditos

Asignatura C de 6 créditos

Asignatura D de 12 créditos

Además, imaginemos que los exámenes están estipulados en ese orden, es decir, en primer lugar realizamos el examen de la asignatura A, después el de la B, a continuación la asignatura C y, por último, realizaremos el examen de la asignatura D.

A la hora de hacer la tabla tenemos que tener en cuenta la urgencia y la importancia. Hemos dicho que la importancia dependía directamente de los créditos de las asignaturas, por tanto, cuanto más créditos tenga la asignatura más importante es. En referencia al ejemplo, supondremos que las asignaturas B y D son las importantes puesto que tienen más créditos.

Por otro lado, la urgencia dependerá de cuando hay que realizar los exámenes. En nuestro ejemplo tan sencillo podemos suponer que las asignaturas A y B son urgentes (hay que estudiarlas pronto porque queda poco para el examen) y las asignaturas C y D no lo son.

A continuación realizamos la tabla teniendo en cuenta la importancia y la urgencia de las asignaturas:

Urgente-Importante

El resultado es que tendríamos que dedicar más horas de estudio a la asignatura B. Pero tampoco deberíamos descuidar el estudio de la asignatura D, puesto que son 12 créditos y si lo dejamos para el final por no ser urgente seguramente no obtendríamos buena nota. En cuanto a la asignatura A al ser de 6 créditos no es tan importante, pero como es urgente también tendríamos que estudiarla. Finalmente, dejaríamos la asignatura C para el final, cuando restasen pocos días para el examen, porque pasaría a ser urgente en unos días tras haber realizado los exámenes de las demás asignaturas.

Bueno, hemos podido observar un mero ejemplo de cómo utilizar esta herramienta, pero podemos aplicarla a cualquier otro tipo de tareas o actividades que realicemos en nuestro día a día. Otro ejemplo podríamos encontrarlo dentro de una misma asignatura al estudiar ciertos teoremas más importantes que otros, o si estamos trabajando también podríamos clasificar las tareas que hacemos cada día. De hecho, se puede aplicar en cualquier entorno de nuestras vidas para optimizar y obtener mejores resultados respecto a nuestros objetivos, siempre que tengamos claro lo que es importante para nosotros y las metas que queremos alcanzar.

Post Realizado por Adolfo Illera Jiménez

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